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Recommandations :
Séminaire régional sur la documentation et l’inventaire
Zambie, 2000

Reconnaissants l’importance d’avoir de bons systèmes de documentation manuelle (et de systèmes informatisés quand cela est possible) comme cela fut illustré lors des présentations du séminaire, les participants du séminaire AFRICA 2009 sur la documentation et l’inventaire, tenu à Livingstone, en Zambie, du 10 au 14 octobre 2000, ont formalisé les recommandations suivantes :

Recommandations générales :

Politique

1. Il est recommandé que les organismes du patrimoine culturel développent les politiques, les standards et les méthodes de documentation désormais nécessaires.

2. Il est recommandé qu’un objectif clairement défini soit établi avant de commencer à mettre en oeuvre le processus de documentation. Il s’agit du point de départ pour déterminer la conception et la planification de ce processus.

3. Pour faciliter l’échange d’informations entre les pays au niveau local, régional et international, il est recommandé que les pays adoptent des politiques, des procédures et des formats de documentation identiques. Cette standardisation devrait tenir compte des spécificités de chaque pays.

Méthodologies

4. Il est recommandé d’encourager la participation de la communauté dans le processus de documentation car cela peut contribuer à créer les bases d’une sensibilisation de la société civile, d’un sens de la propriété et peut promouvoir à long-terme la survie du patrimoine.

5. Pour tout le patrimoine culturel immobilier, un minimum de données doit être recueilli. Chaque aspect du patrimoine demande également des informations supplémentaires, concernant tant l’inventaire qu’une documentation plus approfondie.

6. La documentation du patrimoine devrait inclure l’enregistrement des aspects non visibles autant que visibles du patrimoine. Des méthodes doivent être mises au point pour assurer l’enregistrement systématique des aspects non visibles du patrimoine.

7. Avant de passer à l’informatisation des systèmes de documentation/inventaire, il est nécessaire de s’assurer que les données manuelles sont ordonnées.

8. Il convient également de suivre avec régularité les données de bases informatisées et la mise à jour constante du système manuel.

9. Puisque l’inventaire est le niveau de base de la documentation, ces recommandations doivent s’appliquer aussi aux inventaires.

Accès/Diffusion

10. Dans certains cas, l’accès à la documentation devrait être limité. Toutefois, en principe, il est recommandé de s’efforcer de diffuser l’information le plus possible. Pour faciliter cette diffusion, des produits devraient être proposés à des publics précis.

Ressources humaines/Formation

11. Il est recommandé aux différents de s’assurer que des professionnels soient correctement formés dans tous les domaines de la documentation. Il devrait y avoir au moins une personne dans chaque institution ayant la responsabilité de la documentation. A cet égard, des programmes de formation devraient être mis en oeuvre.

Recommandations concrètes concernant le suivi

Concernant le suivi concret du séminaire, les participants recommandent les activités suivantes :

Groupe de travail

1. Le programme AFRICA 2009 devrait constituer un groupe de travail formé de participants intéressés à développer les activités suivantes sur une période de 9 à 12 mois :
- mise au point d’un questionnaire précis pour mieux appréhender la situation actuelle que doivent affronter les pays de la région ;
- identifier les institutions et les personnes au sein de ces institutions qui pourraient devenir les contacts principaux en matière de documentation et d’inventaire ;
- analyser les informations recueillies par le questionnaire ;
- faire part des résultats obtenus ;
- préparer et distribuer (6 mois après) un second questionnaire aux participants au séminaire pour évaluer son efficacité et voir, le cas échéant, l’action qui a été prise sur la base de l’analyse des résultats du questionnaire.

Ateliers/Formation

2. Le Programme AFRICA 2009 devrait mettre en place (seul ou en collaboration avec des partenaires) des ateliers/activités de formation régionaux centrés sur les thèmes suivants :
- développer des standards concernant les données ;
- développer des objectifs et des indicateurs de mesure ;
- examiner à fond des études de cas spécifiques.

Ces ateliers/activités de formation seront des étapes vers la standardisation et l’harmonisation des inventaires, servant de référence, de points de comparaisons, et dans le future fonctionnant comme un dépositaire commun d’accès à l’information. Ces ateliers/activités de formation devraient assurer un suivi concret de la part des participants et pourraient être en liaison avec les projets situés ayant à faire avec la documentation et l’inventaire.

3. Le programme AFRICA 2009 devrait assurer la continuité (et porter des améliorations sur la base des résultats de ce séminaire) des unités de documentation et d’inventaire qui font déjà partie des cours régionaux de trois mois d’AFRICA 2009.

4. Le programme AFRICA 2009 devrait continuer de collaborer avec le projet d’art rupestre en Afrique australe (SARAP) en relation avec l’atelier organisé sur le thème de la documentation des sites d’art rupestre qui se tiendra en 2001, en particulier avec la création d’un « manuel pour la documentation des sites d’art rupestre ».

Réseau et échange d’information

5. Le programme AFRICA 2009 devrait assurer la diffusion des résultats et des bons conseils concernant les projets de documentation et d’inventaire dans la région pour AFRICA 2009 et pour d’autres projets.

6. Un programme d’échange concernant la documentation et l’inventaire devrait être établi pour permettre aux professionnels de différentes institutions d’apprendre les uns des autres, in situ.

7. Des projets d’atelier et de recherche sub-régionaux relatifs à la documentation et l’inventaire devraient être encouragés.

8. Le site web d’AFRICA 2009 devrait comprendre une section consacrée à la documentation et à l’inventaire ; les professionnels de la région devraient être encouragés à lui fournir des informations. Il faut également s’efforcer de diffuer l’information aux professionnels n’ayant pas d’outils informatiques.

9. La chronique AFRICA 2009 devrait consacrer une parution à la documentation et à l’inventaire.

Projet situés

10. Un ou plusieurs projets situés devrait être développé par AFRICA 2009 pour créer un modèle concret de mise en place d’un système de documentation et d’inventaire dans la région. Ces projets situés pourraient être liés aux ateliers et aux activités de formation de la région. Le développement de ces projets dépendra de la demande de la part des institutions nationales du patrimoine culturel et sur les succès obtenus par la recherche de financements. Les critères de sélection des projets devraient être établis par un groupe de travail sous la surveillance du Comité de coordination d’AFRICA 2009.